Forretningsorden

Vaarst Friskole, Bestyrelsen

Forretningsorden

Foruden de bestemmelser, der er formuleret i de til enhver tid gældende ”Vedtægter for den selvejende institution Vaarst Friskole”, gælder følgende bestemmelser for bestyrelsens arbejde:
1.
Senest 14 dage efter en generalforsamling, hvor der er foretaget valg til bestyrelsen, træder bestyrelsen sammen til et konstituerende møde, hvor formand, næstformand, kasserer og sekretær vælges. Det bør tilstræbes, at næstformand og kasserer ikke er på valg samme år som formanden.
2.
Der aftales for hvert halve år en møderække. Formanden udsender skriftlig mødeindkaldelse med dagsorden og supplerende bilag senest 5 hverdage før mødet. Sager, der ønskes behandlet på mødet, skal være formanden i hænde senest en uge før mødet. I særlige tilfælde kan møder indkaldes med kortere varsel.
3.
Ordinære møder indkaldes med angivelse af følgende dagsorden:
1. Meddelelser fra skolelederen, herunder bl.a. a) orientering om elever b) orientering om forældrehenvendelser.
2. Meddelelser fra udvalgene
3. Meddelelser fra Vaarst Friskoles Venner
4. Indkomne forslag
5. Eventuelt
6. Godkendelse og underskrift af referat fra forrige bestyrelsesmøde. Dagsordenspunkterne er ikke prioriteret.
4.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden og ved dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fem medlemmer er til stede. Beslutninger træffes med almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
5.
Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette om forhold, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af habilitet. Ved behandling af sager, der vedrører skolelederen eller repræsentanten for de ansatte, kan bestyrelsen bestemme at suspendere skolelederens hhv. repræsentantens mødedeltagelse under dette punkt.
6. Beslutninger truffet på bestyrelsesmødet indføres af sekretæren i et beslutningsreferat. Enhver deltager på mødet er berettiget til af få sin afvigende mening indført i beslutningsreferatet. Beslutningsreferatet underskrives på efterfølgende bestyrelsesmøde. Beslutningsreferaterne opbevares af skolelederen i særskilt mappe. Udover beslutningsreferatet føres et særligt referat for behandlede punkter, der ikke er offentligt tilgængelige.
7. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionen. Alle originale dokumenter angående friskolen opbevares på forsvarlig vis af skolelederen på skolen, og de enkelte medlemmer er pligtige til at sende modtagne originale dokumenter til skolelederen.
8.
Kassereren har ansvaret for, at der hvert år udarbejdes driftsregnskab og status for institutionen, samt at der forelægges budgetopfølgning på bestyrelsesmøderne efter behov.
9.
Medlemmerne har tavshedspligt med hensyn til fortrolige informationer. Som fortrolige informationer anses altid personrelaterede oplysninger (fx angående børn, forældre, personale) og hvad der derudover fastlægges som værende fortroligt. Hvert medlem er ansvarlig for, at fortroligt materiale ikke kommer udenforstående i hænde. Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal man tilbagelevere alt materiale, man måtte være i besiddelse af. Nye medlemmer af bestyrelsen tiltræder forretningsordnen, når de indtræder i bestyrelsen. Der kan indkaldes andre end bestyrelsens medlemmer under behandlingen af særlige sager, hvis det findes hensigtsmæssigt.
10.
Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsudvalg til varetagelse af konkrete opgaver. Andre end bestyrelsens medlemmer kan være medlemmer af arbejdsudvalgene. Udvalgene kan, i det omfang de skønner det nødvendigt, indhente ekspertbistand fra andre end udvalgenes medlemmer. Udvalgene er rådgivende og kan ikke handle på bestyrelsens vegne. Udvalgene skal holde bestyrelsen underrettet om deres arbejde. Udvalgenes arbejde er, på linje med bestyrelsens arbejde, underlagt de for offentlig forvaltning gældende regler for inhabilitet og tavshedspligt.
11.
Forældrene skal holdes løbende orienteret om bestyrelsens arbejde. Orientering finder sted på skolens hjemmeside og ved udsendelse af referat på e-mail til de forældre, der har ønsket dette. Referaterne fra bestyrelsesmøderne skal desuden hænge fremme på opslagstavlen i skolens forhal; gammelt referat tages ned, når nyt er udarbejdet.
12.
Suppleanter til bestyrelsen har ret til at deltage i møderne uden stemmeret.
Ved et bestyrelsesmedlems fravær for en længere periode, vil man midlertidigt optage suppleanter til bestyrelsen som fuldgyldige medlemmer, begyndende med 1. suppleanten.
Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen i løbet af valgperioden, indtræder 1. suppleanten som fuldgyldigt medlem frem til næste generalforsamling, hvor vedkommende vil være på valg. 13.
Denne forretningsorden kan ændres ved den samlede bestyrelses beslutning herom, dog altid kun i overensstemmelse med gældende vedtægter.
Således vedtaget på bestyrelsesmødet den 7. marts 2007